Als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer sind Sie regelmäßig mit dem Kürzel „GoBD“ konfrontiert. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD wurden zuletzt in 2019 umfassend reformiert. Ich will Ihnen nachfolgend die wesentlichen Neuerungen aber auch die Grundlagen der GoBD darlegen.
Wenn Sie prüfen möchten, welche GoBD-Vorgaben konkret für Ihr Unternehmen gelten, unterstütze ich Sie gerne persönlich.
Die GoBD-Neufassung von 2019 berücksichtigt die zunehmende Digitalisierung der Unternehmensprozesse. Für viele Unternehmer ergeben sich dadurch wichtige Erleichterungen und neue Möglichkeiten im Bereich der Buchführung und Belegverarbeitung.
Gerne bespreche ich mit Ihnen, welche digitalen Systeme in Ihrem Unternehmen GoBD-konform eingesetzt werden können.
Cloud-basierte Buchführungs- und Archivierungssysteme gelten nach der GoBD-Reform als ebenso ordnungsgemäß wie lokale („On-Premise“) Lösungen. Es spielt keine Rolle mehr, ob die Daten auf eigener Hardware oder in einer Cloud verarbeitet werden – entscheidend ist allein die GoBD-konforme Speicherung und Nachvollziehbarkeit.
Die Digitalisierung von Belegen per Smartphone, Tablet oder anderen mobilen Geräten ist dem stationären Scanverfahren gleichgestellt. Unternehmen dürfen mobile Erfassungswege vollständig GoBD-konform nutzen, sofern die Bilder vollständig, lesbar und unverändert gespeichert werden.
Datensätze dürfen in ein unternehmensspezifisches Format konvertiert werden, ohne dass die ursprünglichen Daten zusätzlich aufbewahrt werden müssen. Voraussetzung ist, dass bei der Konvertierung keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden und die GoBD-Anforderungen weiterhin erfüllt sind.
Klassische Belege in Papierform liegen oftmals nicht mehr vor. Es wird daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres – aus meiner/unserer Sicht begrüßenswert – ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.
Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen.
Ich unterstütze Sie gern bei der Erstellung oder Überprüfung Ihrer Verfahrensdokumentation.
Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe, eingesetzte Systeme sowie alle Maßnahmen, die der Sicherstellung korrekter Buchführungsdaten dienen. Nur wenn das Kontrollsystem transparent, dokumentiert und wirksam ist, kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Prüfung die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung bestätigen.
Die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung sind besonders relevant, da sie im Rahmen jeder Betriebsprüfung überprüft werden. Die GoBD definieren den Umfang der Aufbewahrungspflichten bewusst weit: Alle Unterlagen müssen archiviert werden, die für das Verständnis oder die Prüfung steuerlich relevanter Vorgänge von Bedeutung sein können. Problematisch ist dabei, dass diese Bedeutung oft erst im Nachhinein erkennbar wird. Ein zentraler Grundsatz lautet daher, elektronische Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege stets in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden – etwa Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Ein reiner Ausdruck zur Papierablage genügt nicht den GoBD-Anforderungen. Zwar sind Formatkonvertierungen grundsätzlich zulässig, doch geordnete digitale Ablage ist zwingend erforderlich. Werden Belege nicht ordnungsgemäß archiviert, gilt die Buchführung als fehlerhaft und es kann zu Gewinnschätzungen kommen – ein Risiko, das unbedingt vermieden werden sollte.
Gern prüfe ich, ob Ihre digitale Archivierung den Anforderungen der GoBD entspricht.
Die GoBD enthalten einen eigenen Abschnitt zur Digitalisierung von Papierbelegen. Entscheidend ist, dass der Scanvorgang vollständig dokumentiert wird. Dazu gehören insbesondere:
Die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) bilden die allgemeinen Buchführungsregeln. Die GoBD konkretisieren diese Grundsätze für elektronische Systeme, digitale Belege, Datenzugriff und Archivierung.
