Das Umsatzsteuergesetz fordert für zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen bestimmte Mindestangaben. Darüber hinaus gibt es Wichtiges bei der Ausstellung von Rechnungen über Bauleistungen zu beachten. Nachfolgend will ich Sie über die Pflichtinhalte von Rechnungen informieren und Ihnen aufzeigen, was Sie beachten müssen, wenn Sie Rechnungsaussteller bzw. zum Vorsteuerabzug berechtigter Rechnungsempfänger sind.
Sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Rechnungslegungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen oder Risiken beim Vorsteuerabzug bestehen, stehe ich Ihnen gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
Damit eine Rechnung umsatzsteuerlich anerkannt wird und der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist, müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen bei der Rechnungslegung erfüllt sein. Welche Pflichtangaben dabei zwingend enthalten sein müssen, ergibt sich unmittelbar aus dem Umsatzsteuergesetz. Die wichtigsten Punkte habe ich für Sie übersichtlich zusammengestellt.
Wann besteht eine Pflicht zur Rechnungsausstellung?
Pflichtangaben in jeder ordnungsgemäßen Rechnung
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Rechnungen alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten oder ob Risiken beim Vorsteuerabzug bestehen, unterstütze ich Sie gerne persönlich — sprechen Sie mich jederzeit an.
In Fällen, in denen der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung noch nicht feststeht – etwa bei Voraus- oder Anzahlungen – muss kein konkreter Leistungszeitpunkt angegeben werden. Stattdessen ist in der Rechnung ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen gilt die Zahlung aus Vereinfachungsgründen als der Periode zugeordnet, in der sie geleistet wird.
Damit Leistungsempfänger bereits aus Anzahlungsrechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen können, ist die Umsatzsteuer auch dort auszuweisen. Wird später eine Endabrechnung erstellt, sind die zuvor vereinnahmten Anzahlungen einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer entsprechend abzuziehen.
In einem persönlichen Gespräch erläutere ich Ihnen, wie Anzahlungs- und Schlussrechnungen in Ihrem Unternehmen optimal umgesetzt werden können.
Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnung. Ob der Auftragnehmer oder der Auftraggeber abrechnet, kann vertraglich frei vereinbart werden. Ist vorgesehen, dass der Leistungsempfänger die Abrechnung übernimmt, muss dies ausdrücklich kenntlich gemacht werden – insbesondere durch die zwingende Verwendung des Begriffs „Gutschrift“. Zur Vermeidung von Missverständnissen sollten Bezeichnungen wie „Gutschrift“ nicht für Rückzahlungen, Stornierungen oder Rabattgewährungen verwendet werden.
Auch steuerfreie Umsätze oder Umsätze von Kleinunternehmern können im Gutschriftenverfahren abgerechnet werden. In solchen Fällen ist stets die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Diese muss der Gutschriftaussteller daher vorab beim Geschäftspartner erfragen. Zudem vergibt der Aussteller der Gutschrift die fortlaufende Rechnungsnummer.
Wollen Sie aus empfangenen Lieferungen und Leistungen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen, muss die Rechnung alle oben genannten formellen Voraussetzungen erfüllen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen).
Unter Kleinbetragsrechnungen versteht man Rechnungen über einen Gesamtbetrag von bis zu 250 EUR. Im Rahmen der Rechnungslegung gelten hierfür erleichterte Anforderungen: Weder muss eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben werden, noch sind weitergehende formale Angaben erforderlich. Für die steuerliche Anerkennung und den Vorsteuerabzug genügt es, wenn der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. der Umfang der sonstigen Leistung sowie das Entgelt einschließlich des darauf entfallenden Steuerbetrags und der anzuwendende Steuersatz angegeben werden. Bei steuerfreien Umsätzen reicht ein entsprechender Hinweis aus.
Auch bei Kleinbetragsrechnungen können Fehler in der Rechnungslegung den Vorsteuerabzug gefährden — sprechen Sie mich gerne an.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie im Rahmen der ordnungsgemäßen Rechnungslegung sowohl Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als leistender Unternehmer als auch die des Leistungsempfängers angeben. Zudem ist ausdrücklich auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft hinzuweisen. Bewährt hat sich hierfür der Formulierungshinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Wenn Sie klären möchten, welche Angaben Ihre grenzüberschreitende Rechnungslegung erfordert, erläutere ich Ihnen die Anforderungen gerne persönlich.
Wenn Sie regelmäßig grenzüberschreitend abrechnen, unterstütze ich Sie bei der rechtssicheren Rechnungslegung.
Bei der Rechnungslegung über Bauleistungen ist besonders zu beachten, dass es regelmäßig zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. In diesen Fällen schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Eine solche Umkehr greift vor allem dann, wenn der Leistungsempfänger selbst Unternehmer ist und nachhaltig Bauleistungen erbringt oder erbracht hat.
Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass die bezogene Leistung für eine eigene Bauleistung verwendet wird und daher die Steuerschuldnerschaft übergeht. Gleiches gilt, wenn der Leistungsempfänger über die auf drei Jahre befristete Bescheinigung „USt 1 TG“ der Finanzverwaltung verfügt, die seine nachhaltige Tätigkeit im Baugewerbe bestätigt.
Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Zu beachten ist, dass Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen zählen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden. Gerne prüfe ich für Sie, wer in Ihrem konkreten Fall die Umsatzsteuer auf die Bauleistungen schuldet.
Bei der Rechnungslegung über die Lieferung bestimmter Waren – etwa Altmetalle, Industrieschrott, Mobilfunkgeräte, Tablets, Silber oder Platin – ist zu berücksichtigen, dass in der Regel der Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer wird. Für diese Lieferungen besteht jedoch eine gesetzlich festgelegte, vergleichsweise hohe Mindestgrenze, deren Überschreiten Voraussetzung für den Übergang der Steuerschuldnerschaft ist. Lassen Sie im Zweifel prüfen, ob diese Grenze erreicht ist.
Liegt eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers vor, darf der leistende Unternehmer ausschließlich den Nettobetrag abrechnen. Die Rechnung muss zudem zwingend den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten.
Sind Sie hingegen als Leistungsempfänger einer Bauleistung zur Umsatzsteuer verpflichtet, dürfen Sie die Umsatzsteuer keinesfalls an den leistenden Unternehmer zahlen, sondern müssen sie direkt an die Finanzkasse abführen. Für die Erklärung solcher Umsätze in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung gelten besondere Regelungen. Gerne erläutere ich Ihnen, wie Sie die gezahlte Umsatzsteuer ordnungsgemäß erfassen und als Vorsteuer geltend machen können.
Eine korrekte Rechnungslegung ist mehr als eine formale Pflicht — sie entscheidet darüber, ob Umsätze steuerlich anerkannt werden, der Vorsteuerabzug gelingt und Betriebsprüfungen reibungslos verlaufen. Unterschiedliche Geschäftsvorfälle wie Bauleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Anzahlungen oder Kleinbetragsrechnungen erfordern dabei jeweils besondere Angaben und Sorgfalt. Wer die gesetzlichen Anforderungen kennt und konsequent umsetzt, vermeidet finanzielle Risiken, Nachforderungen und unnötige Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung.
Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Rechnungslegung vollständig, rechtssicher und steuerlich optimal ausgestaltet ist, unterstütze ich Sie gerne persönlich — sprechen Sie mich jederzeit an.
